Frei anpassbar

Die Struktur steht fertig bereit – Sie geben das Leben ein und entscheiden was Sie verwalten möchten!
Die absolut flexibel aufgebaute Applikation erleichtert kleinen und mittleren Unternehmen, alle personenbezogenen Daten, Ressourcen, Termine und Dokumente zu verwalten – in dem Umfang, wie Sie es benötigen!

Um welche Daten es sich dabei handelt entscheiden Sie selbst. Eine gesetzliche Vorgabe zur Art der Daten gibt es nicht. Pflichtfeld ist lediglich der Name. Alle anderen Bereiche und Felder bestimmen Sie.
Die Benutzer-Zugriffsrechte können bis auf Feldebene individuell zugeordnet und vergeben werden.

Legen Sie Mitarbeiterprofile an, die Ihrem Arbeitsverhältnis entsprechen, mit sozialem, kulturellem und beruflichem Bezug. Dieses Wissen erleichtert die Organisation und vermeidet unnötige Nachfragen oder Missverständnisse.

Ihr Datenspeicher kann jederzeit im 1GB-Schritt erweitert werden, was Ihnen vor allem bei der Dokumentenarchivierung freie Hand gibt.

Einfache Kenntnisse über Feldfunktionen reichen, um die Struktur anzulegen. In der Anleitung „erste Schritte“ und kurzen Videos sind Beispiele aufgeführt.

An zentraler Stelle

Alle Abteilungen profitieren von der zentralen Verwaltung von Personen (Mitarbeitern & Bewerbern), Qualifikationen und Ressourcen. Sie bündeln die personenbezogenen Informationen an einem Ort und geben Zugangsberechtigungen nach den Vorgaben der DSGVO und Ihren individuellen Geschäftsprozessen.

Bewerberdaten und Dokumente werden nicht mehr per Mail im Unternehmen verschickt, die Information bzw. der Zugriff wird über einen Link an die zuständigen Personen weitergeleitet. Ein gesetzeskonformer Umgang mit Datenhaltung und Löschung ist festgelegt. Alle Arten von Unterlagen, wie Zertifikate, Schriftverkehr, Verträge etc., werden direkt bei den Personendaten gespeichert.

Neben dem eingegrenzten Personenkreis der Persio-User werden über öffentliche Listen allgemeine Informationen weiteren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, wie z.B. Telefonlisten, Vertretungslisten.
Wichtig ist, dass die Daten Persio nicht verlassen – es gibt keine Kopien auf anderen Rechnern – Bearbeitung und Änderungen erfolgen in Persio.
Die personenbezogenen Daten sind zentral gespeichert, immer auf dem aktuellen Stand und unter Kontrolle der Geschäftsleitung!

Integration

Synergieeffekte erhöhen die Qualität des Datenpools. Nutzen Sie die Daten, die Sie schon in anderen Systemen erfasst haben. Importmöglichkeiten über API oder CSV stehen zur Verfügung. Fremdprogramme (z.B. Datev, Addison…) können über Schnittstellen oder dynamische Felder angedockt werden.

Sie benötigen zusätzliche Informationen aus Fremdsystemen? Das geht ohne doppelte Datenerfassung!
In Persio haben Sie die Möglichkeit dynamische Felder einzurichten und über APIs zu füllen. Mit solch einer Datenintegration schaffen Sie Transparenz im Unternehmen. Sie vereinfachen Arbeitsabläufe und schaffen die Grundlagen für eine konstruktive Mitarbeiterentwicklung.

Alles im Blick

Sie vergessen keinen Termin mehr! Automatisierte Meldungen im Dashboard, als Liste oder per Mail informieren Sie zu Fristen, Terminen und anstehenden Handlungen. Für wen oder für was Sie auch die Verantwortung tragen: Sie behalten die Übersicht durch Auswertungen, Berichte, Dokumentationen & Nachweise.

Sie organisieren Schulungen oder Maßnahmen einfach und termingerecht. Rechtzeitig werden Sie zu anfallenden Schulungen informiert. Dokumentation mit Notizen, Nachweisen oder Zertifikaten gibt Ihnen Sicherheit bei Prüfungen.

Mitarbeiterbezogene Ressourcen werden an einem Ort verwaltet, z.B. die Nutzung von Firmen-Handys, -Fahrzeugen, -Kita-Zuschüssen, Berufsbekleidung, codierte Schlüssel, Versicherungen, etc. Durch Erinnerungsfunktionen übersehen Sie keinen Termin mehr und sind jederzeit auskunftsfähig. Die zugehörigen Dokumente werden versioniert abgespeichert.

Geschäftsführer, oder Abteilungsleiter profitieren davon, Informationen nicht aus den einzelnen Fachabteilungen anzufordern. Über Web-Zugriff können Sie jederzeit, ort- und geräteunabhängig, die Informationen einsehen oder sich eigene Listen erstellen.

Web-Technologien

Haben Sie Internet, dann haben Sie Zugriff! Die webbasierte App wird unabhängig von der eingesetzten Unternehmens-IT, vom Ort oder vom Endgerät genutzt. Die Datenhaltung erfolgt auf Sicherheitsservern, die dem aktuell sichersten Standard entsprechen.

Die Web-Technologie ist die ideale Lösung bei der digitalen Personalakte. Es bedarf keiner Installation im bestehenden Netzwerk. Die Software mit Serverstruktur und Backup wird einfach gemietet.

Die Mitarbeiter profitieren von der Mobilität und einfachen Zusammenarbeit welche die Webtechnologie bzw. Cloudtechnologie geben. Per Internet haben Sie von überall den Zugang auf Ihren freigegebenen Bereich. Das Arbeiten ist für jeden Anwender sehr einfach.

Die Zugriffe sind von der Hardware total entkoppelt dadurch befinden sich keine Firmendaten unkontrolliert auf privaten Geräten und Speichermedien.

Die SSL-Technik entspricht dem Sicherheits-Standard beim Umgang mit sensiblen Daten. Für die Erstellung einer verschlüsselten Verbindung zwischen dem Webserver und Ihrem Browser kommt diese Verschlüsselungstechnik zum Tragen.

Die Zwei-Faktor-Authentisierung sorgt für den sicheren Identitätsnachweis der Nutzer. Über die Kombination zweier unterschiedlicher und unabhängiger Faktoren, wie z.B. beim Online-Banking.

DSGVO

Mitarbeiterdaten werden in verschiedensten Bereichen in unterschiedlichem Maße benötigt. Oft behelfen sich Geschäftsführer, Personalreferenten oder Teamleiter mit eigenen Listen oder lokal abgespeicherten Dateien, z.B. Telefonlisten, Vertretungspläne, Mitarbeitergespräche…
Das führt zu einer fragmentierten, redundanten und unvollständigen Datenhaltung. Unnötige Mehrarbeit ist die Folge, oder es drohen sogar ernste Repressalien, wenn die Datenschutzvorgaben der DSGVO nicht mehr erfüllt werden.

Persio bildet die software- und serverseitigen Vorgaben der Datenschutzverordnungen ab; mit der DSGVO-konformen Rechtevergabe und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Sowohl die Verwaltung von Mitarbeitern, als auch die Bewerbungsprozesse können darin zentral abgebildet werden.